De fasering waarin een bedrijf dient te rapporteren conform de volledige European Sustainability Reporting Standards (ESRS) is te verdelen in een light, moderate of strong phase-in. Het toepassen van de fasering hangt vooral samen met de omvang van organisaties. Bepaald is dat bedrijven met een omvang van minder dan gemiddeld 750 werknemers meer tijd krijgen om volledig aan de CSRD specifieke rapportageverplichtingen te voldoen. Maar wat betekent 750 werknemers precies? Moet dit worden gemeten in fulltime-equivalenten (FTE's) of als het aantal daadwerkelijke werknemers, ook wel bekend als "head count"? Kortom: tellen de uren of de koppen?
Deze vraag werd actueel bij een van onze CSRD-plichtige, non-NFRD adviesklanten. Deze klant (hier fictief bedrijf: ‘NLI’) heeft al enkele jaren 825 mensen in dienst, en door parttime contracten is de equivalent 650 FTE’s. Welk faseringsregime in welk jaar geldt voor dit NLI?
CSRD en nationale vereisten
Belangrijk om voorop te stellen is dat de CSRD nog moet worden geïmplementeerd binnen het Nederlandse jaarrekeningenrecht, hoofdzakelijk geregeld in titel 9 van boek 2 BW. Het is meest logisch te verwachten dat bedrijven zich moeten richten op nationale vereisten om te bepalen hoe ze werknemers definiëren voor rapportagedoeleinden. De CSRD, en daarmee ook het criterium van 750 werknemers, zal uiteindelijk in de gedelegeerde verordening een wettelijke basis moeten krijgen in Nederland. Totdat dit gebeurt, is het verstandig om aan te sluiten bij de bestaande systematiek vanuit de jaarrekening van de onderneming.
Flexibiliteit in de Wet
Er is geen wettelijke definitie voor ‘werknemers’ in het Nederlandse jaarrekeningenrecht. Bedrijven hebben enige vrijheid om te kiezen of ze FTE's of head count gebruiken om hun werknemersaantal te bepalen. Deze keuze moet naar onze mening consistent worden toegepast en kan niet jaarlijks willekeurig worden gewijzigd. Consistentie in rapportage is namelijk essentieel om de vergelijkbaarheid van financiële gegevens voor derden te waarborgen. Dit geldt ook voor de niet-financiële informatie.
Wetsgeschiedenis en Keuzevrijheid
Hoewel er dus geen specifieke wettelijke definitie van ‘werknemer’ is, biedt de wetsgeschiedenis enige houvast. De keuzevrijheid voor ondernemingen volgt onder meer uit de toelichting bij de wet die tot implementatie van de vierde richtlijn van de Raad van de Europese gemeenschappen inzake het vennootschapsrecht tot stand is gekomen. De keuze moet wel afgestemd zijn op “de organisatie van de rechtspersoon, zoals die veelal in de administratie zal zijn weerspiegeld". Wij interpreteren het voorgaande zo dat als bijvoorbeeld de overgrote meerderheid ZZP’er is met een gemiddelde van 25 arbeidsuren, de onderneming niet kan volstaan door alleen het aantal werknemers te tellen met een fulltime dienstverband van 40 uur. Bij de implementatie van de vierde richtlijn van de Raad van de Europese Gemeenschappen inzake het vennootschapsrecht werd verduidelijkt dat de keuze van de indeling moet zijn afgestemd op de organisatie van de rechtspersoon zoals weerspiegeld in de administratie.
Bij het opstellen van jaarrekeningen kiezen veel bedrijven ervoor om FTE's te gebruiken, vaak gebaseerd op aanbevelingen zoals opgenomen in RJ 315.103. Hoewel dit een populaire keuze is, is het geen verplichting, en bedrijven kunnen nog steeds kiezen op basis van hun specifieke behoeften.
Maak een keuze
Er is geen eenduidige definitie van ‘werknemers’ in het jaarrekeningenrecht. Bedrijven hebben de flexibiliteit om te kiezen tussen FTE's en head count, mits deze keuze consistent wordt toegepast. Het is raadzaam om aan te sluiten bij de reeds bestaande rapportagepraktijken van de onderneming.
In het jaarrapport van het fictieve bedrijf NLI werden de aantallen medewerkers al gedurende enkele jaren gerapporteerd in FTE’s. Wij denken hiermee dat het goed verdedigbaar is richting de assurance provider om vooralsnog te kiezen voor een fasering in tijd die past bij non-NFRD < 750 werknemers. Terwijl de CSRD wordt ingevoerd, blijft het evenwel wachten op verdere verduidelijking en uiteindelijk vaststelling in de nationale wetgeving.
