Van wet naar werkelijkheid: waarom de ‘Wet open overheid’ nog niet werkt zoals bedoeld

Volgens Van Nijendaal zit de vernieuwing van de Woo vooral in de actieve openbaarmakingsplicht. “De Wob vroeg eigenlijk vooral om je best te doen als overheid, als het niet te veel moeite kostte. De Woo legt concreter vast welke verplichtingen de overheid heeft.” Ook zijn de uitzonderingsgronden duidelijker geformuleerd; de rechtspraak onder de Wob over gevallen van ‘onevenredige benadeling’ (een van de weigeringsgronden onder de Wob), is nu in de wet zelf opgenomen.

‘Het probleem zit niet in de wet, maar in de uitvoering’

De meeste kritiek op de Woo komt niet voort uit de wet zelf, stelt Van Nijendaal, maar uit de uitvoering. “De vraag is vaak: zit het probleem in de wet, of in de manier waarop overheden hun informatiehuishouding op orde hebben? Ik denk dat laatste.”

En dat is een breed probleem. De capaciteit bij overheden is beperkt, maar vooral het gebrek aan uniforme afspraken over hoe informatie wordt opgeslagen, speelt een grote rol. “Documenten belanden op persoonlijke schijven of raken verspreid over allerlei losse communicatiekanalen zoals WhatsApp of Teams, wat het terugvinden lastig maakt.” Een goed ingericht zaaksysteem kan helpen met het goed opslaan van informatie. Een voorbeeld hiervan is het digitale systeem onder de Omgevingswet, waarin alle relevante documenten over aanvragen voor omgevingsvergunningen terug te vinden zijn. Dat soort systemen zijn echter nog lang niet voor alle informatie bij de overheid ingevoerd.

Kritiek op mogelijke inperking van de Woo

Recent waarschuwden journalistieke en transparantie-organisaties in een brandbrief aan de Tweede Kamer voor een mogelijke uitholling van de Woo. Aanleiding was een tweeminutendebat waarin zestien moties zijn ingediend, waarvan sommige de reikwijdte van de wet zouden kunnen beperken. De organisaties onderstrepen juist het belang van een robuuste Woo als basis voor publieke controle en vertrouwen. Daarbij wijzen zij erop dat het probleem niet zozeer in de wet zit, maar in de uitvoering ervan — een kritiek die ook Van Nijendaal herkent. De vergelijking die soms wordt gemaakt met een “schildpad” die traag, gesloten en teruggetrokken is, noemt hij invoelbaar vanuit het perspectief van de verzoeker. “Maar,” voegt hij toe, “die traagheid is vaak het gevolg van noodzakelijke zorgvuldigheid en gebrekkige systemen, niet van onwil.”

Structuur en afspraken zijn cruciaal

Een betere informatiehuishouding begint met duidelijke keuzes, vindt Van Nijendaal. “Zorg dat iedereen dezelfde werkwijze hanteert: niet de een via Teams, de ander via WhatsApp en weer een ander via e-mail. Spreek met elkaar af wat de standaard is.” De Woo is duidelijk geschreven met digitalisering in het achterhoofd, maar de realiteit bij veel overheden loopt daar nog op achter. Als ICT-systemen goed werken en afspraken helder zijn, hoeft de uitvoering volgens hem “niet te veel inspanning te kosten”.

Langzame afhandeling: frustratie en nuance

De kritiek op trage afhandeling snapt hij goed, zeker van burgers of journalisten. Tegelijkertijd vraagt een zorgvuldige behandeling tijd, vooral bij omvangrijke verzoeken. “Het verzamelen, beoordelen en lakken van duizenden documenten is gewoon tijdrovend. En dat moet ook, want je hebt te maken met privacy en belangen van derden.”

De gemiddelde afhandelingstijd van 188 dagen bij ministeries, tegenover de wettelijke norm van 42 dagen, noemt hij daarom niet onrealistisch. “Je moet daar als overheid eerlijk over zijn. Goede communicatie helpt: als je uitlegt waarom iets lang duurt, willen veel verzoekers best meedenken.”

AI als hulpmiddel, geen wondermiddel

Van Nijendaal ziet potentie in het inzetten van AI bij informatiebeheer, maar waarschuwt voor te hoge verwachtingen. “AI kan helpen bij standaardtaken zoals het lakken van persoonsgegevens, maar maakt ook fouten. Menselijke controle blijft noodzakelijk.”

De stap naar de rechter

Als verzoekers naar de rechter stappen, draait het vaak om twee dingen: zijn de weigeringsgronden terecht toegepast, en is er goed gezocht? Dat laatste is lastig te toetsen voor burgers. Wel vraagt de rechter tegenwoordig vaker om inzicht in hoe en waar is gezocht, en met welke zoektermen. “Dat maakt de procedure eerlijker.”

Cursus: behoefte aan houvast

In zijn cursus ‘Praktisch werken met de Wet open overheid’ merkt Van Nijendaal dat Woo-coördinatoren vooral behoefte hebben aan handvatten voor actieve openbaarmaking. Over de passieve openbaarmaking (Woo-verzoeken) komen vragen binnen over hoe om te gaan met grote verzoeken, moeizame communicatie en het vinden van de juiste weigeringsgrond.

Advies aan de rijksoverheid: houd de vinger aan de pols

Tot slot pleit Van Nijendaal ervoor dat de rijksoverheid als geheel – dus niet alleen het kabinet – actief betrokken blijft bij de uitvoering van de Woo. Uit eerdere uitvoeringstoetsen blijkt dat er nog veel winst te boeken is. “Investeer in governance, informatiebeheer en organisatiekracht,” adviseert hij. Daarbij kan het Adviescollege Openbaarheid en Informatiehuishouding (ACOI) een waardevolle rol spelen. Maar uiteindelijk ligt de verantwoordelijkheid bij ieder bestuursorgaan zelf: zij moeten zorgen dat de Woo niet alleen ambitie blijft, maar ook werkbaar is in de praktijk.