ESG-beleid en een meldomgeving: twee vliegen in één klap

Organisaties krijgen een steeds grotere verantwoordelijkheid voor hun impact op het milieu (Environment), de samenleving (Social) en hun interne governance (Governance). Naast de impact van de eigen bedrijfsactiviteiten, gaat het ook om activiteiten die plaatsvinden in de rest van de keten; stroomopwaarts en -afwaarts.

Een veilige en effectieve meldomgeving speelt een cruciale en behulpzame rol in het waarborgen van integriteit, transparantie en het afleggen van verantwoording over de ESG-thema’s, zowel intern als extern.

Klokkenluidersmeldomgeving

In Nederland verplicht de Wet bescherming klokkenluiders organisaties van meer dan vijftig medewerkers een interne meldomgeving te hebben. Dit bestaat zowel uit een klokkenluidersregeling, als uit meldkanalen. Een effectieve meldomgeving zorgt voor vertrouwelijkheid, bescherming van de melder en een duidelijke opvolging van meldingen.

Integriteit gaat om het handelen van werknemers en leidinggevenden volgens de waarden en normen van de eigen organisatie, zelfs onder druk. Dit geldt ook voor werknemers van ketenpartners. Een meldomgeving hoeft daarom niet alleen veilig en vertrouwelijk te zijn voor eigen werknemers. Het openstellen van de meldomgeving voor werknemers van ketenpartners en andere externe stakeholders creëert namelijk kansen om niet-integer handelen in de gehele keten te ontdekken. Zo kan je als organisatie met ketenpartner(s) samenwerken aan verbeteringen.

De onderlinge relatie

Een effectieve meldomgeving ondersteunt integriteit, doordat werknemers de mogelijkheid hebben om niet-integere handelingen te melden. Klokkenluidersmeldingen dragen op deze manier ook bij aan het verbeteren van ESG-prestaties. Voor Milieu (Environment) kan dat gaan om milieuvervuiling door de organisatie zelf of door ketenpartners. Het kan ook gaan om het niet-naleven van milieuregels.

De sociale pijler (Social) van ESG richt zich op het welzijn van werknemers en de bredere gemeenschap. Een meldomgeving biedt de kans om misstanden binnen dit thema, zoals schending van arbeidsrechten en structurele discriminatie, te ontdekken. Daarnaast draagt het beschermen van werknemers die misstanden melden bij aan een rechtvaardige en veilige werkomgeving. Dat ondersteunt de sociale pijler van ESG.

Een klokkenluidersregeling en meldomgeving zijn essentiële onderdelen van goed bestuur (Governance). Ze zorgen ervoor dat de organisatie transparant en verantwoord handelt, wat een kernprincipe is van ESG. Daarnaast zijn corruptie, fraude en belangenverstrengeling onderwerpen die relevant zijn bij Governance. Dit zijn onderwerpen die ook onder bescherming van de Wet bescherming klokkenluiders gemeld kunnen worden.

Een goede meldomgeving en een adequate klokkenluidersregeling stellen organisaties in staat om proactief maatregelen te nemen en hun ESG-strategieën te versterken.

Het gaat verder dan alleen beleid

Uit de whitepaper van Grant Thornton ‘De kracht van speaking up’ blijkt dat een effectieve meldprocedure niet alleen afhankelijk is van beleid en procedures, maar vooral van cultuur en leiderschap. Medewerkers moeten zich gehoord en beschermd voelen, en het management moet het goede voorbeeld geven. Een meldkanaal is pas effectief als de drempel laag is, melders serieus worden genomen en er daadwerkelijk opvolging plaatsvindt.

Dit sluit aan bij eerdere artikelen, waarin Grant Thornton benadrukt dat klokkenluiden vaak voortkomt uit een diep rechtvaardigheidsgevoel en loyaliteit aan de organisatie Klokkenluiders willen meestal niet de organisatie schaden, maar bijdragen aan verbetering en integriteit. Het serieus opvolgen van meldingen en het communiceren over de uitkomsten versterkt het vertrouwen en vergroot de meldbereidheid.