Een bestuursorgaan hoeft bij een Woo-verzoek niet met iedere denkbare zoekterm en bij iedere mogelijk betrokken medewerker naar documenten te zoeken. Wel moet voldoende inzichtelijk zijn waar, bij wie en met welke termen is gezocht. Dat volgt uit een uitspraak van de Afdeling bestuursrechtspraak van de Raad van State over een Woo-verzoek aan de burgemeester van Amsterdam.
Aanleiding voor de zaak was een verzoek om informatie over een spreekuur dat sinds 2019 in verschillende Amsterdamse stadsdelen wordt gehouden. De verzoekers wilden onder meer weten waarom het spreekuur was ingesteld, hoe het werd georganiseerd, welke onderwerpen waren besproken en welke acties de gemeente naar aanleiding daarvan had ondernomen.
De burgemeester maakte verschillende documenten gedeeltelijk openbaar. Daarbij werden onder meer namen van ambtenaren en andere gegevens onleesbaar gemaakt vanwege de bescherming van de persoonlijke levenssfeer en het belang van het goed functioneren van de overheid.
De verzoekers vonden dat de gemeente onvoldoende duidelijk had gemaakt hoe naar documenten was gezocht. Ook zou de zoekslag te beperkt zijn geweest. Zo had volgens hen onder meer op de naam van de burgemeester en verschillende andere namen en begrippen gezocht moeten worden. Daarnaast zou bij meer medewerkers naar documenten moeten zijn gezocht.
De Afdeling gaat daar niet in mee. Volgens de hoogste bestuursrechter was voldoende duidelijk bij welke personen de zoekslag was uitgezet, welke zoektermen waren gebruikt en in welke systemen was gezocht. De burgemeester had bovendien aannemelijk gemaakt dat met die zoektermen de documenten waren gevonden die betrekking hadden op het Woo-verzoek.
Dat verzoekers andere zoektermen konden bedenken, betekent dus niet automatisch dat de uitgevoerde zoekslag onvoldoende is.
De uitspraak bevestigt ook de vaste lijn voor situaties waarin discussie ontstaat over documenten die volgens een verzoeker ontbreken. Als een bestuursorgaan na onderzoek stelt dat een document niet of niet meer bij hem berust en die mededeling niet ongeloofwaardig is, ligt het in beginsel bij de verzoeker om aannemelijk te maken dat het document er toch moet zijn.
Volgens de verzoekers moesten er bijvoorbeeld meer stukken bestaan over acties die naar aanleiding van het spreekuur waren genomen. De Afdeling vindt hun onderbouwing daarvoor onvoldoende. Dat bepaalde dossiers mogelijk naar aanleiding van het spreekuur zijn aangelegd, betekent bovendien nog niet dat die automatisch binnen de reikwijdte van het oorspronkelijke Woo-verzoek vallen.
Ook het weglakken van namen van ambtenaren blijft in stand. De betrokken medewerkers traden vanwege hun functie niet in de openbaarheid. De verzoekers hadden volgens de Afdeling onvoldoende aannemelijk gemaakt waarom het belang van openbaarmaking in dit geval zwaarder moest wegen dan hun persoonlijke levenssfeer.
Daarnaast mocht informatie worden geweigerd ter bescherming van het goed functioneren van de overheid. De Afdeling acht aannemelijk dat burgers minder bereid kunnen zijn aan initiatieven zoals een spreekuur deel te nemen wanneer hun persoonsgegevens vervolgens openbaar worden.
Daarmee biedt de uitspraak vooral praktische duidelijkheid voor bestuursorganen die Woo-verzoeken behandelen: een zoekslag moet controleerbaar en voldoende breed zijn, maar hoeft niet iedere theoretisch mogelijke zoekroute te omvatten. Ook de precieze formulering en reikwijdte van het oorspronkelijke Woo-verzoek blijven bepalend voor welke documenten uiteindelijk moeten worden gezocht en beoordeeld.
