Werkgevers krijgen vroeg of laat te maken met meldingen over vermoedens van misstanden of integriteitsschendingen. Zulke meldingen kunnen voor werkgevers aanleiding zijn om intern onderzoek te verrichten. Op grond daarvan kunnen onder meer (arbeidsrechtelijke) maatregelen worden genomen. Het Huis voor Klokkenluiders (hierna: het Huis) heeft een brochure gepubliceerd over wat nodig is om een intern onderzoek te organiseren en hoe werkgevers zich hierop kunnen voorbereiden. Daarbij wordt ingegaan op de beoordeling van de melding, het interne onderzoek zelf en de afronding ervan. De brochure ziet zowel op integriteitsschendingen als op misstanden waarbij een maatschappelijk belang in het geding is (oftewel meldingen waarop de Wet Bescherming Klokkenluiders van toepassing is). Voor de praktijk is de brochure een waardevolle handleiding met nuttige tips & tricks. Hieronder geven wij de belangrijkste onderdelen weer. De volledige brochure is hier te vinden.
Voorbereiding
Door de aard van een melding moet een werkgever soms direct in actie komen. Het is daarom van groot belang om voorbereid te zijn op de uitvoering van een intern onderzoek. Vanwege de mogelijk verstrekkende gevolgen van een onderzoek, moeten de betrokken partijen erop kunnen vertrouwen dat het zorgvuldig wordt uitgevoerd. Om dit te waarborgen, is het belangrijk om een onderzoeksprotocol vast te stellen. Dit betreft een belangrijk onderdeel van de voorbereiding. Het maakt duidelijk wie welke stappen wanneer moet zetten. En dus ook wie welk soort beslissingen neemt. Indien geen gebruik wordt gemaakt van een onderzoeksprotocol kan dit leiden tot (rechts)onzekerheid voor de betrokkenen en tot niet doordachte keuzes.
Bij een melding zijn meerdere functionarissen betrokken:
- de integriteit coördinator/manager of compliance officer coördineert, stuurt en overziet het volledige integriteitsbeleid;
- de vertrouwenspersoon heeft als taak om een melder van een (vermoeden van een) integriteitsschending te informeren over het meldproces en vertrouwelijk advies te geven over de te zetten stappen;
- de HR-deskundigen en juridische adviseurs adviseren de werkgever over eventuele maatregelen naar aanleiding van een melding en/of intern onderzoek; en
- de leiding van de werkgever is eindverantwoordelijke voor de afhandeling van een melding. Het is ook de leidinggevende die beslist of een intern onderzoek op zijn plaats is.
Onderzoeken worden op vertrouwelijke wijze en met inachtneming van het “need to know”-beginsel verricht. Dit houdt in dat het verzamelen en delen van informatie beperkt blijft tot wat noodzakelijk is om de doelstellingen van het onderzoek te bereiken. Dit betekent dat onderzoekers zo min mogelijk personen betrekken bij het onderzoek en die personen alleen toegang krijgen tot de informatie die zij nodig hebben om hun rol in het onderzoek te vervullen.
Tip van het Huis is om aan melders, getuigen of beklaagden niet de toezegging te doen dat hun identiteit nooit openbaar wordt. Tijdens of na het interne onderzoek zijn er situaties denkbaar waarbij dit wel het geval zal zijn, bijvoorbeeld als een juridische procedure in gang wordt gezet en het onderzoeksrapport en onderliggende stukken betrokken worden bij de oordeelsvorming.
Beoordeling melding
De werkgever maakt op basis van de informatie van de melder een eerste inschatting van de melding. Dat kan aan de hand van de volgende vragen:
- Welke kwestie is onder de aandacht gebracht?
- Wordt of is deze kwestie elders behandeld of onderzocht?
- Welke oplossingsrichting is het meest geschikt?
Bij de analyse van de melding kunnen ook andere signalen worden meegenomen, zoals een onverklaarbaar hoog ziekteverzuim of een groot personeelsverloop op een specifieke afdeling. Dat kunnen signalen zijn dat er iets mis is.
Een intern onderzoek is in de meeste gevallen ingrijpend voor alle betrokkenen. Werkgevers zouden daarom ook moeten verkennen of andere, minder ingrijpende oplossingen of vormen van opvolging mogelijk zijn, zoals het voeren van een gesprek tussen betrokkenen en leidinggevende of mediation.
Start van een feitenonderzoek
Bij de start van een feitenonderzoek is het zaak om eerst het risico in te schatten dat de vereiste informatie mogelijk niet (meer) beschikbaar is op het moment dat deze nodig is. De vereiste gegevens moeten zo snel mogelijk worden veiliggesteld.
Een andere vraag die opkomt is of de beklaagde gedurende het onderzoek aan het werk kan blijven in zijn huidige functie of op zijn werkplek. Als werkgever is het in sommige gevallen verstandig een ordemaatregel te nemen. Bijvoorbeeld als de vermoede integriteitsschending voortduurt, de schade toeneemt of er een kans is op herhaling zolang de beklaagde zijn functie behoudt. Of als er een risico is dat de betrokkene het feitenonderzoek verstoort, bijvoorbeeld door getuigen te beïnvloeden of bewijsmateriaal te vernietigen. Afhankelijk van de omstandigheden van het geval, kan de werkgever een (betaalde) schorsing of overplaatsing overwegen.
De interne en externe communicatie over (het instellen van) een feitenonderzoek vereist zorgvuldigheid. Als werkgever moet je hier vooraf over nadenken. Ook de media kan op een gegeven moment op de hoogte raken. Het Huis geeft in de brochure praktische aandachtspunten voor de communicatie.
Uitvoering van het feitenonderzoek
Een intern feitenonderzoek start met een schriftelijke opdracht van de werkgever aan de onderzoekers. De onderzoeksopdracht moet onder meer ingaan op de aanleiding en het doel van het onderzoek, de onderzoeksvragen, het te volgen onderzoeksprotocol, de beschikbare onderzoeksmethoden en de benodigde capaciteit en expertise.
Voor wat betreft de keuze van de onderzoekers is van belang dat ze zo onafhankelijk mogelijk kunnen werken. Dit betekent dat zij zelf en zonder inmenging kunnen bepalen welke feiten wel en niet vastgesteld kunnen worden. De onderzoekers kunnen in dienst zijn van de werkgever (interne onderzoekers), maar ook worden ingehuurd (externe onderzoekers). Bij interne onderzoekers bestaat het risico dat de onderzoeksrol botst met hun reguliere functie. Om dit risico te mitigeren moet gezorgd worden voor voldoende afstand tussen deze interne onderzoeker en de vermeende integriteitsschending. Wat het Huis betreft mag de leidinggevende van de melder of beklaagde in ieder niet het feitenonderzoek uitvoeren. En ook de HR-medewerker die betrokken raakt bij het opleggen van een orde- of een arbeidsrechtelijke maatregel mag geen onderzoeksrol vervullen. Bij het aanstellen van externe onderzoekers is onder meer van belang dat er een vergunningplicht geldt voor bedrijven die persoonsgerichte onderzoeken doen. De lijst met vergunninghouders is te vinden op de website van Justis.
Belangrijke aandachtspunten bij het uitvoeren van een feitenonderzoek zijn onder meer dat (i) het normenkader waaraan wordt getoetst duidelijk moet worden benoemd, (i) het feitenonderzoek proportioneel en subsidiair moet zijn en (iii) wederhoor moet plaatsvinden. De onderzoekers kunnen gebruik maken van uiteenlopende onderzoeksmethoden. Deze moeten zijn vermeld in het onderzoeksprotocol.
Afronding van het feitenonderzoek
Het onderzoek wordt afgerond met een onderzoeksrapport. Het onderzoeksrapport bevat in ieder geval:
- de onderzoeksopdracht;
- het kader waaraan is getoetst;
- de beschrijving en rechtvaardiging van de gebruikte onderzoeksmiddelen;
- het feitenrelaas;
- de onderliggende stukken (zoals gespreksverslagen en documenten), en
- de bevindingen, de analyse en de conclusie op grond van het onderzoek,
Nadat de onderzoekers het rapport opleveren met de resultaten van het feitenonderzoek, is het aan de leiding van de werkgever om hier een oordeel over te vellen. De juridische adviseur en de HR-adviseur kunnen de organisatie adviseren, zowel over het oordeel als over de eventuele maatregelen.
