Het AVG-inzagerecht in arbeidsconflicten: een groeiend dilemma voor werkgevers

Voor werkgevers levert dat lastige afwegingen op. Ten eerste: moet aan het inzageverzoek worden voldaan? Meestal wel: het verweer dat de werknemer het verzoek inzet voor een ander doel dan waarvoor het is bedoeld slaagt zelden. Ten tweede: hóe moet daaraan worden voldaan? Hier ligt het grootste risico. Wordt te weinig verstrekt, dan kunnen klachten, procedures en aanvullende kosten volgen. Wordt te veel gedeeld, dan kunnen privacybelangen van derden worden geschaad, kan de integriteit van een intern onderzoek in gevaar komen of kan de werkgever zijn eigen procespositie ondermijnen.

In deze publicatie bespreken wij hoe werkgevers met deze afwegingen moeten omgaan, waar de grenzen van het AVG-inzagerecht liggen en welke praktische stappen zij kunnen nemen.

Waarom werknemers artikel 15 AVG kiezen in plaats van artikel 194 Rv

Sinds 1 januari 2025 kan een werknemer (ook) zonder tussenkomst van de rechter inzage in bescheiden vorderen op grond van art. 194 Rv; voorheen moest hij daarvoor eerst naar de rechter. Aan dat recht zijn wel voorwaarden verbonden: de werknemer moet partij zijn bij de rechtsbetrekking, het moet gaan om concreet aangeduide bescheiden en hij moet voldoende belang hebben bij inzage. Bovendien draagt de verzoeker zelf de kosten.

Op deze punten is het AVG-inzagerecht aantrekkelijker: de werknemer hoeft niet concreet aan te geven welke stukken hij wil inzien, hoeft geen procesbelang te stellen en het is in beginsel kosteloos. Bovendien kan hij met (de dreiging van) een klacht bij de Autoriteit Persoonsgegevens (“AP”) druk uitoefenen als de werkgever niet adequaat reageert. Daarmee is art. 15 AVG voor werknemers een aantrekkelijker instrument om bewijs te vergaren.

Misbruik van recht: een verweer dat zelden slaagt

Een veelgebruikt verweer van werkgevers is dat de werknemer door een inzageverzoek in te dienen met als doel om bewijs te vergaren ‘misbruik van recht’ maakt (ofwel: dat hij het verzoek inzet voor een ander doel dan waarvoor het is bedoeld). Dat verweer slaagt vrijwel nooit. Het enkele feit dat de werknemer het inzageverzoek inzet om bewijs te verzamelen, druk uit te oefenen of een schadeclaim voor te bereiden, is onvoldoende. Uit rechtspraak van het Hof van Justitie van de Europese Unie (“HvJEU”) volgt dat de werkgever moet bewijzen dat het verzoek niet is gericht op het doel van art. 15 AVG: inzicht in de verwerkte persoonsgegevens en controle van de juistheid en rechtmatigheid daarvan. Echter, als de werknemer aannemelijk maakt dat het hem óók om dat inzicht te doen is kan het verweer al niet meer slagen.

Een recente en illustratieve uitspraak van het HvJEU onderstreept dit. In die zaak schreef de verzoeker zich – volgens de verweerder stelselmatig – in voor nieuwsbrieven van allerlei partijen met als doel om kort daarna een inzageverzoek in te dienen en schadevergoeding te vorderen als daar niet op de juiste wijze op werd gereageerd. Het HvJEU erkent dat er in zo’n geval sprake zou kunnen zijn van misbruik van recht, maar benadrukt tegelijkertijd ook dat die lat hoog ligt: de werkgever moet nog steeds concreet aantonen dat het verzoek niet toch óók is gedaan om kennis te nemen van de verwerkte persoonsgegevens of om de rechtmatigheid en juistheid daarvan te controleren. In de praktijk zal dat niet snel lukken.

Voorgaande neemt niet weg dat werkgevers in uitzonderlijke gevallen op grond van art. 12 lid 5 AVG wél een redelijke vergoeding kunnen vragen of kunnen weigeren gevolg te geven aan het verzoek, bijvoorbeeld wanneer een verzoek kennelijk ongegrond of buitensporig is. Ook die uitzondering wordt echter zeer restrictief toegepast en zelden aangenomen.

Grenzen aan het AVG-inzagerecht: wat moet wel en niet worden verstrekt?

Indien een beroep op misbruik van recht niet slaagt, betekent dat niet automatisch dat de werkgever alles integraal moet verstrekken. Bij de beoordeling welke persoonsgegevens moeten worden gedeeld, moet de werkgever nagaan of een wettelijke uitzonderingsgrond van toepassing is. Daarbij moet onder meer worden gedacht aan het beschermen van de rechten en vrijheden van anderen (waaronder de werkgever zelf), de integriteit van een lopend onderzoek of het voorbereiden van de eigen rechtspositie en processtrategie. De uitzonderingsgronden moeten restrictief worden geïnterpreteerd. In de praktijk leiden ze vaak niet tot een volledige weigering, maar eerder tot het verstrekken van slechts bepaalde documenten of het onleesbaar maken van bepaalde informatie. De werkgever moet per document – en meestal zelfs per woord – beoordelen wat moet worden verstrekt en welke informatie onleesbaar mag of moet worden gemaakt.

Kan de werkgever zich niet met succes beroepen op misbruik van recht of een wettelijke uitzonderingsgrond, dan moet hij alle gevraagde persoonsgegevens binnen één maand na ontvangst van het verzoek integraal verstrekken – ook als het interne onderzoek nog loopt. Dat kan kopieën van documenten, interne notities, e-mails en beoordelingen omvatten.

Als een extern onderzoeksbureau wordt ingeschakeld, dan kwalificeert dat regelmatig als zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke. De werkgever is dan verplicht de werknemer te informeren over het delen van persoonsgegevens met dat bureau. Dit betekent echter niet dat een (voorlopig) onderzoeksrapport integraal hoeft te worden verstrekt, maar het kan wel dat de werknemer recht heeft op inzage in de persoonsgegevens die daarin van hem zijn opgenomen.

De kern is in de praktijk vaak dus niet óf de werkgever moet reageren, maar hóe. Daarom is een zorgvuldige beoordeling per document essentieel.

Wat dit betekent voor werkgevers: balanceren tussen twee risico’s

Een werknemer kan met een inzageverzoek toegang krijgen tot informatie die relevant is voor zijn bewijspositie. De mogelijkheden om dat volledig te voorkomen zijn beperkt: de werknemer kan het verzoek niet negeren en een verweer op grond van misbruik van recht slaagt zelden. De werkgever moet dus op het verzoek ingaan en dat is een arbeidsintensief en juridisch complex proces waarbij per document en vaak zelfs per woord een afweging moet worden gemaakt.

Beide uitersten zijn risicovol. Wordt te weinig verstrekt of te veel onleesbaar gemaakt, dan kan de werknemer een klacht indienen bij de AP of een civiele procedure starten, met alle kosten van dien. Wordt te veel verstrekt, dan deelt de werkgever mogelijk persoonsgegevens van derden, bedrijfsgevoelige informatie of informatie die zijn procespositie verzwakt door informatie te delen die later tegen hem kunnen worden gebruikt. Ook te laat reageren of onvoldoende motiveren waarom bepaalde informatie niet wordt verstrekt of onleesbaar is gemaakt kan de werkgever duur komen te staan. De beste manier om nadelige gevolgen en kosten achteraf te beperken, is daarom vaak om aan de voorkant voldoende expertise en tijd te investeren in de beoordeling en beantwoording van het inzageverzoek.

Praktische handvatten voor werkgevers

Beoordeel elk inzageverzoek zorgvuldig en ga na of het mogelijk verband houdt met een parallel lopend geschil of onderzoek. Dat bepaalt niet of het inzageverzoek wel of niet moet worden beantwoord, maar kan wel invloed hebben op hoe aan het verzoek moet worden voldaan.

Bewaak de wettelijke reactietermijn van één maand. Is het verzoek complex of zijn er meerdere verzoeken, dan kan de termijn onder omstandigheden met maximaal twee maanden worden verlengd. Informeer de werknemer dan binnen de eerste maand over de verlenging conform de vereisten uit art. 12 lid 3 AVG.

Breng vroeg in kaart welke uitzonderingsgronden van toepassing kunnen zijn, zoals het beschermen van de rechten en vrijheden van anderen of het voorbereiden van uw eigen rechtspositie. Kijk voor relevante uitzonderingsgronden onder meer naar art. 15 lid 4 AVG en art. 41 UAVG.

Richt een helder intern proces in voor de behandeling van AVG-inzageverzoeken, zodat verzoeken tijdig, consistent en gedocumenteerd worden afgehandeld.

Wees alert op kennelijk ongegronde of buitensporige verzoeken. In uitzonderlijke gevallen kan de werkgever op grond van art. 12 lid 5 AVG een redelijke vergoeding vragen of het verzoek weigeren. Onderbouw en documenteer dit altijd zorgvuldig.

Motiveer een (gedeeltelijke) weigering zorgvuldig en wijs de werknemer altijd op de mogelijkheid om een klacht in te dienen bij de AP of beroep in te stellen bij de rechter. Motiveer het ook altijd goed als bepaalde delen onleesbaar worden gemaakt.

Waarborg dat de verwerking van persoonsgegevens binnen de organisatie niet in strijd is met de AVG. Gebreken kunnen via een inzageverzoek aan het licht komen.

Betrek tijdig juridische expertise, zeker wanneer een inzageverzoek verband houdt met een arbeidsrechtelijk geschil. In de praktijk zijn die kosten meestal aanzienlijk lager dan de kosten van procedures, handhavingstrajecten, herstelmaatregelen of een verzwakte procespositie achteraf.

Meer informatie? Ga hier naar de website van CMS