Uitvoeringsregels Wet loontransparantie maken rapportageverplichting concreet

Van principe naar praktijk

De aanvullende regels vertalen de rapportageverplichting uit de Wet loontransparantie naar concrete eisen. Werkgevers met 100 FTE of meer moeten periodiek rapporteren over loonverschillen tussen mannen en vrouwen binnen de organisatie. Voor werkgevers met 150 FTE of meer geldt dat de eerste rapportage uiterlijk op 7 juni 2028 moet worden ingediend; voor werkgevers met 100 tot en met 149 FTE ligt deze deadline op 7 juni 2031.

Opvallend is dat de systematiek nauw aansluit bij de bestaande salarisadministratie en loonaangifte. Dit moet de administratieve lasten beperken en maakt het mogelijk om rapportagegegevens (deels) geautomatiseerd te genereren. Tegelijkertijd vereist dit dat HR- en salarissystemen goed op elkaar zijn aangesloten en dat de onderliggende data volledig en consistent is.

Nieuwe definities als fundament

Een belangrijk aandachtspunt in het kader van de rapportageplicht is de precieze invulling van loonbegrippen. Voor het brutoloon wordt aangesloten bij het fiscale loonbegrip (loon LB/PH), met correcties voor incidentele uitkeringen die periodiek worden opgebouwd, zoals vakantiebijslag, eindejaarsuitkeringen en individuele keuzebudgetten. Door deze incidentele uitkeringen eerst af te trekken en de periodieke opbouw vervolgens weer toe te voegen, wordt het loon onafhankelijk gemaakt van het moment van uitbetaling.

Deze systematiek geldt niet alleen voor de rapportageplicht, maar ook voor het informatierecht van werknemers. Werkgevers moeten dus dezelfde methode toepassen wanneer werknemers inzicht vragen in het eigen loonniveau en het loonniveau van werknemers in gelijke of gelijkwaardige functies, uitgesplitst naar geslacht.

Voor de aanvullende of variabele looncomponenten wordt uitgegaan van de via het bijzonder tarief belaste extra verloningen. Het gaat daarbij om betalingen die niet onder het maandelijkse basissalaris vallen. Het verschil tussen het brutoloon en de aanvullende of variabele looncomponenten vormt het basisloon.

Opvallend is dat belastingvrije vergoedingen, zoals gerichte vrijstellingen en vergoedingen binnen de vrije ruimte van de Werkkostenregeling, buiten de rapportage blijven. Dit vereenvoudigt de uitvoering, maar kan het totale beeld van de beloning vertekenen. Tegelijkertijd moeten werkgevers er rekening mee houden dat deze vergoedingen wél een rol kunnen spelen wanneer een individuele werknemer stelt dat sprake is van loondiscriminatie.

Brede reikwijdte: ook rapporteren over inhuur

De rapportageplicht strekt zich niet alleen uit tot eigen werknemers, maar ook tot terbeschikkinggestelde arbeidskrachten, zoals uitzend- en payrollkrachten en gedetacheerde werknemers. Over deze groep moet separaat worden gerapporteerd.

Omdat inleners geen toegang hebben tot de loonaangifte van terbeschikkinggestelde arbeidskrachten, gelden voor deze groep afwijkende definities. Zo wordt het basisloon bepaald op basis van het in de arbeidsovereenkomst vastgestelde belastbare loon dat is toe te rekenen aan de inlener. Voor de aanvullende of variabele looncomponenten wordt gekeken naar het loon dat wordt belast volgens de tabel bijzondere beloningen. Hierbij wordt gecorrigeerd voor incidentele uitkeringen die periodiek worden opgebouwd. Het basisloon en deze aanvullende of variabele looncomponenten vormen tezamen het brutoloon. Het werknemersdeel van de pensioempremie en de bijtelling van een auto van de zaak blijven voor ingeleende arbeidskrachten buiten beschouwing, omdat deze niet direct toewijsbaar zijn aan een inlener.

De rapportageplicht voor ingeleende arbeidskrachten betekent in de praktijk dat werkgevers afhankelijk zijn van (loon)gegevens van uitleners. Een goede gegevensuitwisseling en samenwerking in de inhuurketen zijn daarom cruciaal.

Omvangrijke rapportageverplichtingen

De ministeriële regeling en het bijbehorende sjabloon laten zien hoe omvangrijk de rapportage wordt. Werkgevers moeten tientallen indicatoren berekenen, waaronder gemiddelde en mediane loonverschillen, het aandeel mannen en vrouwen dat aanvullende of variabele looncomponenten ontvangt en de verdeling van mannen en vrouwen over loonkwartielen, zowel op jaar- als uurbasis. Daar komt bij dat per werknemerscategorie aanvullende berekeningen nodig zijn. Het opstellen van de rapportage vereist daarmee niet alleen betrouwbare data, maar ook een duidelijke en objectieve functiewaardering en -indeling.

De rapportage moet digitaal worden aangeleverd via een portaal van het Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid, met gebruik van eHerkenning op betrouwbaarheidsniveau 3. Zoals eerder aangekondigd wordt een deel van de rapportagegegevens openbaar gemaakt. Zo worden de algemene cijfers op organisatieniveau gepubliceerd, maar de meer gedetailleerde analyses per werknemerscategorie niet.

Transparantie en reputatierisico

De openbaarmaking van rapportagegegevens vergroot de druk op werkgevers. Loonverschillen kunnen een legitieme verklaring hebben, bijvoorbeeld door functieniveau of ervaring, maar die context is niet altijd zichtbaar in de cijfers. Dat geldt in het bijzonder voor de te publiceren cijfers op organisatieniveau, waarin onderliggende verschillen worden samengevoegd. Dit kan leiden tot reputatierisico’s, met name bij scheve man-vrouwverhoudingen in hogere functies.

Om werkgevers de mogelijkheid te bieden context te geven bij de gepubliceerde cijfers, voorziet het conceptformulier in de mogelijkheid om een URL op te nemen die verwijst naar een pagina op de eigen website. Werkgevers kunnen daar een toelichting geven op de gerapporteerde loonverschillen en eventuele objectieve verklaringen daarvoor. Deze URL wordt alleen gepubliceerd als de werkgever daarvoor toestemming geeft.

Verder introduceert de lagere regelgeving ook een ander element: de openbaarmaking van inspectiegegevens. Bevindingen van de Nederlandse Arbeidsinspectie, inclusief eventuele overtredingen, kunnen openbaar worden gemaakt voor maximaal drie jaar.

Afwachten is geen optie meer

De consultatiestukken maken duidelijk dat de rapportageverplichting geen papieren exercitie wordt, maar een datagedreven en transparantiegerichte verplichting met duidelijke impact. Werkgevers die nu investeren in datakwaliteit, functiewaardering en interne analyses, beperken niet alleen risico’s, maar versterken ook hun positie als transparante en aantrekkelijke werkgever.

Meer informatie? Ga hier naar de website van BDO