De nieuwe Archiefwet is aangenomen – wat verandert er voor privacy en openbaarheid?

Waarom een nieuwe Archiefwet?

De wetgever heeft met de Archiefwet 2026 een aantal concrete doelen nagestreefd. De wet moet beter aansluiten bij de digitale praktijk, meer duidelijkheid bieden voor archiefvormers en gebruikers, de overheid transparanter maken en onderzoekers en journalisten sneller toegang geven tot cruciale informatie.

De nieuwe wet verplicht overheden om digitale informatie vanaf het moment van creatie goed te beheren. E-mails, chatberichten, videobeelden en websites moeten direct duurzaam en toegankelijk worden opgeslagen. Achteraf ordenen werkt namelijk niet meer, zeker niet bij de snelheid en omvang waarmee digitale informatie wordt geproduceerd.

De belangrijkste terminologiewijzigingen

Een van de meest zichtbare veranderingen is de vernieuwde terminologie. Die sluit beter aan bij de AVG en de Wet open overheid (Woo), wat de praktische toepassing vergemakkelijkt. De ‘zorgdrager’ heet voortaan het ‘verantwoordelijke overheidsorgaan’. ‘Archiefbescheiden’ worden ‘documenten’. De ‘archiefbewaarplaats’ is nu een ‘archiefdienst’. De ‘selectielijst’ heet voortaan ‘selectiebesluit’. De norm van de ‘goede, geordende en toegankelijke staat’ is vervangen door ‘duurzaam toegankelijk’. Die laatste wijziging benadrukt dat informatiebeheer een continu proces is en geen eenmalige handeling.

Kortere overbrengingstermijn betekenen snellere openbaarheid

De meest in het oog springende maatregel is de verkorting van de overbrengingstermijn van twintig naar tien jaar. Blijvend te bewaren documenten moeten dus na tien jaar worden overgebracht naar de archiefdienst, waarna het openbaarheidsregime van de Archiefwet van toepassing wordt. Voor documenten die bestaan vóór de inwerkingtreding van de wet, geldt overgangsrecht: daarvoor blijft de termijn van twintig jaar gelden.

De keerzijde van sneller overbrengen is dat archieven jonger zijn op het moment van overdracht, en dus vaker gevoelige informatie zullen bevatten. De wetgever verwacht dan ook dat het aandeel beperkt openbaar archief dat jaarlijks instroomt zal toenemen. Daarmee verschuift het zwaartepunt: de discussie over openbaarheid en privacybescherming vindt eerder en vaker plaats.

Absolute en relatieve gronden voor openbaarheidsbeperking

Dit is wat ons betreft de meest ingrijpende inhoudelijke wijziging voor de dagelijkse archiefpraktijk. Hoofdstuk 7 van de Archiefwet 2026 introduceert een onderscheid tussen absolute en relatieve beperkingsgronden, in lijn met de systematiek van de Woo.

Absolute beperkingsgronden zijn de gronden waarbij het verantwoordelijke overheidsorgaan bij overbrenging de openbaarheid moet beperken, zij het toch met enige beoordelingsruimte. De belangrijkste absolute grond voor de dagelijkse praktijk is die voor bijzondere persoonsgegevens en strafrechtelijke persoonsgegevens. De openbaarheid van documenten die dergelijke gegevens bevatten moet bij overbrenging in principe worden beperkt, tenzij de betrokkene uitdrukkelijk toestemming heeft gegeven of de gegevens door de betrokkene zelf openbaar zijn gemaakt. Hetzelfde geldt voor BSN-nummers, tenzij de verstrekking kennelijk geen inbreuk op de levenssfeer oplevert.

Relatieve beperkingsgronden vergen een expliciete belangenafweging. Het belang van openbaarheid moet worden afgewogen tegen het belang van bescherming. De eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer is de bekendste van deze relatieve gronden, maar het enkele feit dat een document persoonsgegevens bevat, betekent nog niet dat sprake is van een inbreuk op de persoonlijke levenssfeer en rechtvaardigt dus niet automatisch een beperking van de openbaarheid. Het begrip persoonlijke levenssfeer is ruimer dan het AVG-begrip persoonsgegevens; voor een daadwerkelijke inbreuk gaat het om situaties waarin openbaarmaking wezenlijke gevolgen kan hebben voor de betrokkene, en dus meer vergt dan de enkele vermelding van een naam of ander gegeven.

Dat de wetgever deze grond als relatieve grond heeft vormgegeven, wil dan ook niet zeggen dat privacy minder zwaar weegt dan voorheen, maar onderstreept dat er altijd een concrete afweging nodig is. Openbaarheid is het uitgangspunt, beperking de uitzondering waarvoor een rechtvaardiging nodig is. Materieel is die toetsingssystematiek overigens niet nieuw. De kernvraag of het belang van openbaarmaking opweegt tegen de bescherming van de persoonlijke levenssfeer, is dezelfde als onder de Archiefwet 1995.

De termijn voor beperking van openbaarheid wordt verlengd van 75 naar 110 jaar

Een andere opvallende wijziging is de verlenging van de maximale duur van openbaarheidsbeperkingen die samenhangen met de bescherming van de persoonlijke levenssfeer. Onder de Archiefwet 1995 gold een maximale termijn van 75 jaar. Die termijn bleek in de praktijk te kort. Gelet op de gemiddelde levensverwachting is het immers goed mogelijk dat iemand over wie informatie in een archief berust, na 75 jaar nog in leven is. De wetgever heeft de maximale beperkingstermijn voor deze gronden daarom verlengd naar 110 jaar.

Voor andere beperkingsgronden (zoals de betrekkingen van Nederland met andere landen of de nationale veiligheid) gelden overigens andere termijnen (75 of 20 jaar)

Let hierbij overigens wel op het zogenaamde overgangsrecht. Openbaarheidsbeperkingen die al zijn gesteld vóór de inwerkingtreding van de Archiefwet 2026, blijven onder de nieuwe wet gelden. De bepalingen uit de Archiefwet 2026 op grond waarvan de openbaarheid mogelijk (individueel t.a.v. de verzoeker, dan wel algeheel) kunnen opheffen zijn wél op die eerder gestelde openbaarheidsbeperkingen van toepassing.

Een nieuw instrument voor de archivaris: Informatieverstrekking in andere vorm

De Archiefwet 2026 introduceert een voor de praktijk relevante nieuwe bevoegdheid in artikel 8.4. De archivaris kan en moet onder omstandigheden informatie in andere vorm verstrekken uit beperkt openbare documenten, in plaats van inzage in het volledige document. Denk aan het verstrekken van gelakte kopieën, waarbij privacygevoelige onderdelen zijn weggelakt maar de overige informatie toch beschikbaar komt.

Deze bepaling is een uitzondering op het klassieke documentenstelsel van de Archiefwet, waarbij een document in beginsel in zijn geheel openbaar of in zijn geheel beperkt is. De verplichting geldt wanneer de verzoeker geen toegang kan worden verleend tot het volledige document én de verstrekking in andere vorm geen onevenredige inspanning vergt van de archivaris in verhouding tot het belang van de verzoeker. De archivaris mág het in andere gevallen overigens ook doen, ook zonder dat aan die beide voorwaarden is voldaan. De archivaris behoudt in die gevallen echter beoordelingsvrijheid.

Deze bepaling vraagt een andere manier van denken dan de praktijk onder de Archiefwet 1995 gewend was, en sluit meer aan bij de informatielogica van de Woo.

De AVG blijft onverkort belangrijk onder de nieuwe Archiefwet

Wie denkt dat de Archiefwet 2026 het privacyvraagstuk in archieven volledig afdekt, heeft het mis. De AVG geldt onverkort. Dat is een punt dat wij in onze praktijk en cursussen steeds herhalen de Archiefwet en de AVG gaan hand in hand.

De bewaarplicht uit de Archiefwet vormt op zichzelf geen verwerkingsgrondslag onder de AVG. De Afdeling bestuursrechtspraak van de Raad van State heeft dit uitdrukkelijk bevestigd: aan de bewaarplicht van de Archiefwet wordt pas toegekomen als de gegevens al in overeenstemming met de privacywetgeving worden verwerkt. Dat betekent dat persoonsgegevens eerst rechtmatig moeten worden verwerkt op grond van een geldige AVG-grondslag, voordat archivering aan de orde kan zijn.

De AVG erkent wel uitdrukkelijk dat verdere verwerking van persoonsgegevens ten behoeve van archivering in het algemeen belang als een rechtmatige en met het oorspronkelijke doel verenigbare verwerking wordt beschouwd. Dat biedt ruimte voor langere bewaring, mits passende technische en organisatorische maatregelen worden getroffen zoals pseudonimisering of dataminimalisatie, voor zover het archiefdoel dat toelaat.

Ook het verlenen van inzage in archiefstukken is een verwerking van persoonsgegevens in de zin van de AVG. Dat betekent dat ook bij de toegang tot archief altijd een AVG-toets nodig is, naast de archiefwet-toets van de persoonlijke levenssfeer. Het zijn twee afzonderlijke toetsen: de archiefwet-toets gaat over de vraag of inzage al dan niet beperkt is op grond van de persoonlijke levenssfeer, de AVG-toets gaat over de vraag of de verwerking die daarmee gepaard gaat rechtmatig is. Praktisch gezien speelt deze theoretische juridische achtergrond echter vooral een rol bij het inzage geven in bijzondere persoonsgegevens. Voor documenten met bijzondere of strafrechtelijke persoonsgegevens geldt dat het verlenen van toegang namelijk is gedekt door artikel 1.2 lid 2 van de Archiefwet 2026, dat uitsluitend ziet op het gewone archiefbeheer. Voor het mogen geven van inzage – én het opheffen van de absolute openbaarheidsbeperking – is een zelfstandige AVG-grondslag of -uitzondering nodig.

De Uitvoeringswet AVG bevat voor archieven die berusten bij een archiefdienst een aantal specifieke beperkingen op de rechten van betrokkenen, waaronder het recht op inzage, rectificatie en gegevensoverdraagbaarheid. In hun plaats treedt een archiefspecifiek regime waarbij betrokkenen bij onjuiste gegevens hun eigen lezing aan het document kunnen toevoegen. De recent aangenomen Verzamelwet gegevensbescherming breidt deze uitzondering uit naar archiefcollecties van blijvende maatschappelijke waarde die worden beheerd door niet-commerciële instellingen met een publiek karakter of een door de overheid aangewezen bestuur.

De CABR-discussie illustreert dat de AVG op de achtergrond altijd mee doet.

Wie wil begrijpen waarom de samenloop tussen Archiefwet en AVG zoveel praktische spanning oplevert, kijkt naar de kwestie rondom het Centraal Archief Bijzondere Rechtspleging (CABR). Daarover schreven wij eerder deze blog. Dat archief bevat meer dan 485.000 dossiers van personen die verdacht werden van collaboratie tijdens de Tweede Wereldoorlog. Na het verstrijken van de openbaarheidsbeperkingen op grond van de Archiefwet wilde het Nationaal Archief het archief volledig digitaal en full-text doorzoekbaar openbaar maken. De Autoriteit Persoonsgegevens (AP) greep in en wees erop dat de Archiefwet niet de benodigde verwerkingsgrondslag biedt voor dit type digitale openbaarmaking van bijzondere en strafrechtelijke persoonsgegevens.

De kern van het AP-standpunt was dat ook als de openbaarheidsbeperkingen op grond van de Archiefwet zijn vervallen, dat ontslaat de archiefdienst nog niet van de verplichting om te beschikken over een geldige grondslag of uitzondering onder de AVG.

Naar aanleiding van deze discussie ligt bij de Tweede Kamer momenteel een wetsvoorstel voor verruiming van de toegang tot archieven met persoonsgegevens. Dat wetsvoorstel voorziet in een versoepeling van de mogelijkheid om inzage te geven in specifieke categorieën archieven over oorlogsmisdaden, genocide en politiek gedrag onder totalitaire regimes. Het moet zowel de mogelijkheid voor archieven om individuele toegang op grond van een persoonlijk belang dat zwaarder weegt dan de privacybelangen makkelijker maken, als voorziet het in een mogelijkheid voor de minister om online beschikbaarstelling toe te staan. Dat laatste dan wel onder strikte voorwaarden en mits een zwaarwegend algemeen belang dat rechtvaardigt. Of dat wetsvoorstel ook daadwerkelijk tot wet wordt verheven, en in welke vorm, is op dit moment nog onzeker.

Conclusie: twee regimes, één praktijk

De Archiefwet 2026 moderniseert het kader voor informatiebeheer en archivering ingrijpend, maar verandert in principe niets aan de door informatieprofessionals ervaren spanningsveld met de AVG.

Alhoewel de Archiefwet meer bij de tijd is gebracht, geldt dus nog steeds dat wie met archieven werkt waarin persoonsgegevens staan, altijd door twee wettelijke brillen tegelijk moet kijken. De Archiefwet bepaalt welke documenten bewaard worden, hoe lang en onder welke openbaarheidscondities. De AVG bepaalt of en hoe de persoonsgegevens daarin mogen worden verwerkt; van de oorspronkelijke vastlegging tot en met het moment van inzage door een bezoeker.

Meer informatie? Ga hier naar de website van Elferink & Kortier Advocaten