Hof: onderzoek naar integriteitsmeldingen schoot ernstig tekort

De zaak begon met een melding van drie medewerkers onder de interne klokkenluidersregeling. Zij meldden onder meer een onveilige en onprofessionele cultuur, tekortkomingen in de aansturing, dubieuze aanbestedingen en mogelijke belangenverstrengeling bij sollicitatieprocedures.

Een extern onderzoeksbureau werd ingeschakeld. Na een eerste verkenning adviseerde het bureau vervolgonderzoek naar mogelijke integriteitsschendingen en sociale veiligheid. Vervolgens kreeg het de opdracht voor een feitenonderzoek naar onder meer belangenverstrengeling, mogelijke privébevoordeling en vriendjespolitiek.

Over de kwaliteit van dat onderzoek ontstond vervolgens een conflict.

Onvoldoende onderzoek naar integriteitsrisico’s

Volgens het hof mocht van het onderzoeksbureau de zorgvuldigheid worden verwacht van een redelijk bekwaam en redelijk handelend vakgenoot. Aan die norm voldeed het onderzoek niet.

Tijdens interviews kwamen concrete aanwijzingen naar voren voor belangenverstrengeling bij externe opdrachten, forse budgetoverschrijdingen en mogelijke privébevoordeling doordat zakelijke leveranciers ook privé voor medewerkers werkten. Gezien de ernst van die signalen had nader onderzoek — zoals een financiële analyse of onderzoek van zakelijke e-mailcorrespondentie — voor de hand gelegen. Het bureau stelde weliswaar dat verder onderzoek niet proportioneel en subsidiair zou zijn, maar onderbouwde dat niet.

Daarmee bleef volgens het hof te veel onduidelijk. Het onderzoek bevatte onvoldoende onderbouwde bevindingen om persoonsgerichte maatregelen te nemen, maar was tegelijkertijd niet diepgaand genoeg om te concluderen dat er geen onregelmatigheden hadden plaatsgevonden.

Hoor en wederhoor ontbrak

Een tweede belangrijk gebrek was de gebrekkige toepassing van hoor en wederhoor. Uit het rapport bleek niet dat betrokkenen op deugdelijke wijze de gelegenheid hadden gekregen om op de bevindingen te reageren. Dat woog zwaar, omdat de meldingen rechtstreeks raakten aan de integriteit van individuele personen. Het hof volgt daarin de deskundige, die het ontbreken van aantoonbaar hoor en wederhoor als een ernstige tekortkoming kwalificeerde.

Ook de rapportage zelf schoot tekort: de resultaten van interviews waren zonder voldoende inhoudelijke analyse, duiding en structuur verwerkt. Daardoor was nauwelijks te volgen hoe het onderzoeksbureau tot zijn conclusies was gekomen.

Feitenonderzoek en signalenonderzoek liepen door elkaar

Daarnaast maakte het hof onderscheid tussen verschillende typen intern onderzoek:

Feitenonderzoek: Richt zich op mogelijke integriteitsschendingen en kan verstrekkende gevolgen hebben voor individuele betrokkenen.

Signalenonderzoek: Richt zich op de sociale veiligheid en patronen binnen een organisatie om organisatorische maatregelen te nemen.

Het onderzoeksbureau had onderwerpen uit beide categorieën gecombineerd, terwijl er alleen opdracht was gegeven voor een feitenonderzoek. Volgens de deskundige is zo’n combinatie ongebruikelijk, omdat voor beide onderzoeksvormen wezenlijk andere uitgangspunten gelden rondom anonimiteit en hoor en wederhoor.

Gedeeltelijke ontbinding blijft in stand

De tekortkomingen waren ernstig genoeg om een gedeeltelijke ontbinding van de overeenkomst te rechtvaardigen. Een aanvullende mondelinge toelichting van het bureau kon de fundamentele gebreken niet meer herstellen. Het hof bekrachtigt daarom het vonnis van de rechtbank: de opdrachtgever hoeft de openstaande facturen niet te betalen.

De uitspraak onderstreept dat het instellen van een onderzoek alleen niet volstaat. De onderzoeksopdracht, de gekozen methode en de uiteindelijke rapportage moeten naadloos op elkaar aansluiten. Zeker wanneer bevindingen individuele medewerkers raken, moeten conclusies aantoonbaar op voldoende onderzoek rusten en moet hoor en wederhoor aantoonbaar zijn toegepast.